Jeśli pracujesz w domu, nie ma znaczenia czy jest to biurko stojące w kącie pokoju, czy też cały pokój, używany jako domowe biuro, twoje miejsce do pracy wymaga częstego sprzątania. Porządne biuro to takie w którym można łatwo wszystko znaleźć. Takie w którym nie trzeba przerzucać tony materiałów aby znaleźć np spinacz. Uporządkowane biurko ma ogromne znaczenie na nasze dobre samopoczucie.
Mimo że przeważnie korzystamy z komputerów, biuro bez papieru nadal pozostaje tylko marzeniem. Każdego dnia toniemy w papierach. Szczęśliwsi z nas mogą po prostu zamknąć drzwi swojego domowego biura. Pozostali muszą stawić czoło powstałej na biurku, grożącej zawaleniem stercie makulatur, ulotek reklamowych i dokumentów, które kiedyś zamierzamy przeczytać. Niekiedy nawet można tam znaleźć samotną skarpetkę poszukującą swojej towarzyszki i inne zagubione przedmioty, próbujące odnaleźć drogę do domu.
Uporządkuj biurko i wyczyść je wilgotną ściereczką. Odkurz lub umyj podłogę – dobrym rozwiązaniem do domowych biur, które łatwo się kurzą, są podłogi z drewna lub PCV Niezależnie od tego, jaki rodzaj nawierzchni wybierzesz, zawsze podłóż pod krzesło ochronną matę – podłoga dłużej będzie ładnie
Jak zarządzać dokumentami?
Efektywne zarządzanie dokumentami dotyczącymi spraw domowych jest bardzo istotne. Nie wolno zapominać o terminowym płaceniu rachunków, umówionych wizytach czy odnowieniu polisy ubezpieczeniowej. Wyobraź sobie, że dom to mała firma, a jeśli ma ona odnieść sukces, należy w odpowiedni sposób przystąpić do działania.
Jeśli pracujesz w domu, potrzebujesz przestrzeni biurowej z prawdziwego zdarzenia. Jeśli nie, wystarczy ci kilka segregatorów i pudełek na dokumenty, miejsce do ich przechowywania i blat do pracy. Niezbędny natomiast jest domowy dziennik – kluczowe narzędzie operacji „Prowadzenie domu” – oraz terminarz.
Niezależnie od tego, czy wystrój twojego domowego biura jest oszczędny, czy bogaty, najważniejszą kwestią jest stworzenie systemu, który się sprawdzi. Jeśli będzie zbyt skomplikowany, łatwo się do niego zniechęcisz, a stosy papierów będą narastać. Musisz wymyślić system prosty i niezawodny. Łatwo sprawdzić, czy jest odpowiedni dla ciebie. Odpowiedz sobie na pytania: czy mój system organizacji papierów spełnia moje oczekiwania i czy jestem w stanie znaleźć potrzebny dokument bez gorączkowych, półgodzinnych poszukiwań?
Kiedy już zdecydujesz się na sposób organizacji dokumentów, dokładnie je przejrzyj i wyrzuć te, których nie musisz zatrzymać. Włóż wszystkie pozostałe do pudełka i każdego dnia, po trochu, przeglądaj i umieszczaj we właściwym segregatorze.
Prowadzenie domowego archiwum
Są dwa proste sposoby na archiwizowanie rachunków i innych ważnych dokumentów.
Potrzebne ci będą:
- pudełka na dokumenty,
- segregatory,
- plastikowe koszulki na dokumenty,
- etykiety samoprzylepne,
- teczki kopertowe zapinane na zatrzaski.
Do segregatora włóż plastikowe koszulki. Na każdej przyklej etykietę z nazwą kategorii – rachunki za prąd, gaz, telefon, wyciągi bankowe itd. Kiedy zapłacisz rachunek, albo sprawdzisz zgodność wyciągu ze stanem konta, włóż dokument, w porządku chronologicznym, do właściwej koszulki.
Niezapłacone rachunki, pokwitowania transakcji kartą kredytową (do momentu sprawdzenia poprawności wyciągu bankowego) oraz przychodzącą pocztę, którą należy się zająć, wkładaj do plastikowej teczki kopertowej zapinanej na zatrzask. Kiedy tylko zapłacisz rachunek lub w inny sposób zajmiesz się dokumentem, włóż go do odpowiedniej koszulki w segregatorze.
Do drugiego segregatora również włóż koszulki i przechowuj w nich osobno polisy ubezpieczeniowe, dokumenty samochodu, dokumenty dotyczące domu itd. Jeśli masz dużo dokumentów i wiele różnych kategorii, być może przyda ci się jeszcze jeden segregator lub nawet dwa. Na każdej koszulce umieść nalepkę z informacją o zawartości, żeby ułatwić sobie
znalezienie właściwej. Możesz też rozdzielić kategorie tekturowymi przekładkami.
Kolejny segregator z koszulkami posłuży do przechowywania instrukcji obsługi oraz kart gwarancyjnych. Segregatory włóż do pudełek archiwizacyjnych, żeby się nie kurzyły.
Archiwizacja krótkoterminowa:
Do pudełka kartonowego na dokumenty włóż trzynaście teczek kopertowych zapinanych na zatrzaski.
Na dwunastu teczkach umieść nalepki z nazwami kolejnych miesięcy. Trzynastą teczkę opatrz etykietą z napisem „Podatki”. Wkładaj do niej dowody zakupu, których możesz potrzebować, ubiegając się o zwrot podatku.
Kiedy dostajesz pocztą rachunki i przelewy bankowe, wkładaj je do odpowiedniej teczki. Zapłać rachunki w terminie, zapisując na nich datę płatności. Na koniec miesiąca sprawdź, czy zapłaciłaś wszystkie rachunki i czy w wyciągach bankowych nie ma żadnych pomyłek.
Na koniec roku przenieś wszystko do pudełka, w którym długoterminowo przechowujesz dokumenty.
Archiwizacja długoterminowa:
Przygotuj do wyboru: albo kilka skoroszytów, każdy na jedną kategorię dokumentów (np. rachunki za gaz, prąd, wodę, wyciągi bankowe), albo jeden większy segregator z mechanizmem i przekładkami oddzielającymi kategorie. Ułóż rachunki i wyciągi w kolejności chronologicznej, zaczynając od najnowszych. Na koniec roku przenieś tu wszystkie dokumenty z dwunastu teczek, w których zbierasz bieżące ważne papier.
Polisy i instrukcje obsługi:
W drugim pudełku na dokumenty przechowuj polisy ubezpieczeniowe, dokumenty samochodu, dokumenty dotyczące domu i instrukcje obsługi. Instrukcję obsługi i gwarancje każdego domowego sprzętu trzymaj w osobnej teczce.
Czego nie archiwizować:
- Stare zapiski na skrawkach papieru – przenieś ważne informacje i numery telefoniczne do domowego dziennika. Musisz wyrobić w sobie nawyk zapisywania wiadomości zostawianych przez dzwoniących, w notesie znajdującym się obok telefonu, a nie na skrawku gazety lub na odwrocie koperty. Dzięki temu zawsze łatwo je odnajdziesz.
- Niezamówione przesyłki i ulotki reklamowe natychmiast odkładaj na makulaturę.
- Informacje, które się już zdezaktualizowały, jak zeszłoroczne ceny domów, nieaktualne menu z pizzerii lub katalogi z poprzedniego sezonu bezzwłocznie wyrzuć.
- Gazety lub wycinki z gazet, które twoim zdaniem mogą się kiedyś przydać – zaryzykuj i wyrzuć je. Najprawdopodobniej i tak się nie przydadzą, a podjęte ryzyko jest tego warte – ograniczysz ilość szpargałów.
Jak długo przechowywać dokumenty:
Okresy przechowywania poszczególnych dokumentów to:
- w przypadku rachunków za media – dwa do pięciu lat,
- dla wyciągów bankowych – do pięciu,
- dla dokumentów związanych z ubezpieczeniem – polisy ubezpieczeniowe i zmiany warunków ubezpieczenia przez czas ważności polisy; certyfikat ubezpieczenia – dwa do pięciu.
Jak sobie radzić z korespondencją:
Przychodzącą pocztą możesz się zajmować codziennie lub raz w tygodniu. Jeśli zdecydujesz się zajmować nią codziennie, wystarczy ci na to po prostu kilka wolnych chwil. Jeśli jednak wybierzesz drugie rozwiązanie, będziesz musiała dokładnie zaplanować sobie czas. Wystarczy jeden raz opuścić cotygodniowe przeglądanie korespondencji, a zacznie narastać w zastraszającym tempie. Ani się obejrzysz, a dostaniesz słone kąty za nieterminowe opłacanie rachunków.
Jeśli wolisz zająć się korespondencją raz w tygodniu, bezzwłocznie oddzielaj i odkładaj na makulaturę niezamówione przesyłki reklamowe. Otwieraj wszystkie listy od razu po ich otrzymaniu, by sprawdzić, czy któryś nie wymaga natychmiastowej reakcji. Pozostałe włóż do przezroczystej teczki kopertowej, która trafi do domowego archiwum do momentu cotygodniowego zajmowania się korespondencją.
Listy, które należy wysłać, kładź w pobliżu drzwi wyjściowych z domu,
aby następna wychodząca z domu osoba wzięła je i wrzuciła do skrzynki.
